Как перестать беспокоиться и найти время попить чаю на работе

В большинстве вузов, работающих не первый год, какая-нибудь программа по обслуживанию паспортного стола уже есть. Зачастую такая программа, написанная, как правило, студентом или сторонним специалистом, какое-то время успешно работает, радуя паспортиста, довольного уже и тем, что не приходится все документы создавать вручную. Но проходит время, студент, написавший программу, заканчивает обучение и уезжает (а специалист, например, теряет интерес к сопровождению программы), и программу оказывается некому сопровождать и поддерживать. Мы не рассматриваем вариант, когда программы нет вообще, и все документы паспортист делает вручную в программе Word или Excel (хотя и такое встречается).

С течением времени меняется законодательство, появляются новые требования ФМС России, новые формы обязательных бланков и документов. В итоге, все большее количество документов снова приходится делать вручную, эффективность работы резко снижается, возможно появление ошибок и возникновение очередей (особенно в период массового заселения студентов). Мы не говорим уже про авралы при составлении списков избирателей перед разного рода выборами, знакомые каждому паспортисту.

Паспортист все чаще начинает задумываться о переходе на современную программу автоматизации работы паспортного стола. Причем на программу  с обязательной  технической поддержкой со стороны поставщика (разработчика), а также  возможностью регулярных обновлений.

В каждом вузе есть бюджет на развитие информационных технологий!

Но при этом, зачастую паспортист, и без того перегруженный бумажной работой, не знает, с чего начать, какие шаги нужно сделать, «на какие кнопки нажать», чтобы начать работать с нормальной программой и не брать работу на дом.

Последовательность действий для приобретения программы

Шаг 1. Вначале не поленитесь и взгляните, какие документы позволяет создавать наша программа. Их можно увидеть здесь. 

Шаг 2. Попросите сотрудника, обслуживающего компьютеры, помочь вам скачать и установить программу для паспортного стола на ваш компьютер и инструкцию по ее установке и использованию. Запустите программу, пролистайте инструкцию, познакомьтесь с нашей программой для делопроизводства паспортного стола. Это полностью функциональная программа для одного рабочего места паспортиста. Установив её, вы сможете создавать все документы, связанные с вашим делопроизводством.

Это шаг самый ответственный. Даже если программа вам сразу понравилась, и вы уже готовы начать работать с ней постоянно, не торопитесь: вам надо позаботиться о том, чтобы ваш компьютер был достаточно защищен, ведь вы работаете с персональными данными. Несмотря на то, что вход в программу будет защищен паролем, вход на компьютер необходимо тоже защитить паролем. Это несложно, и любой IT-специалист вашего вуза вам это организует.

Хорошая новость: вы можете пользоваться этой программой в течение года, не оплачивая ее. Но у программы есть особенность: через год после запуска программа будет выводить (ненавязчиво, едва заметно пользователю) сообщение, что право на ее использование следует приобрести официально. Тем не менее, все равно, пользоваться ей можно будет неограниченно долго. Оплатить программу придется также в случае, если вы захотите попросить нас внести в нее изменения, специфичные для вашего вуза. В остальном – пользуйтесь, сколько хотите.

Если до ближайших выборов успеете ввести всех жителей общежитий в эту программу, вы сможете избирательные списки напечатать одним щелчком мыши.

Теперь о тех возможностях, которые приобретаются отдельно: Вообразите себе возможность мгновенного ввода персональных данных с использованием сканирования паспорта, а если у вас несколько рабочих мест - их можно будет объединить для работы с общей базой данных паспортного учета. Или наоборот, дать возможность работать каждому паспортисту только со своей группой общежитий. Технологии, заложенные в программе, позволяют объединять даже рабочие места, расположенные в разных общежитиях. Скачать бесплатную однопользовательскую версию программы «Паспортный стол общежитий вуза» можно здесь.

Шаг 3. Если программа вам понравилась (мы в этом уверены), и вы заинтересованы в ее использовании, вам необходимо обратиться с рапортом (служебной запиской) на имя ректора или проректора (обычно из топов в администрации вуза ваш главный союзник - это проректор по общим или административным и правовым вопросам) и обосновать необходимость приобретения новой программы. Конечно, надо заручиться поддержкой непосредственного руководителя (это может быть начальник вашего паспортного стола, начальник студенческого городка или начальник управления общежитиями). Он в курсе ваших страданий, и именно он, скорее всего, будет добиваться аудиенции у проректора и бороться за вывод вашего рабочего места на новый технологический уровень. Примерный образец письма Вы можете скачать здесь.

В описании нашей программы указаны минимальные требования к компьютеру, на который она может быть установлена: (тип процессора, объем оперативной памяти, емкость жесткого диска и проч.), а также требования к операционной системе. Вам нужно убедиться в том, что характеристики вашего компьютера не хуже минимальных требований,  указанных  в документации к программе. В этом вам тоже может помочь любой специалист обслуживающий ваше рабочее место.

В вузах часто бывает так, что компьютер в паспортном столе, морально и технически устарел, выработал свой ресурс, и если установить на него новую программу «Паспортный стол общежитий вуза», то работать она будет медленно или вообще не будет работать (как вы вообще до сих пор на нем работаете?).

Ваш компьютер надо заменить?

Шаг 4. Вам необходимо подготовить рапорт вышестоящему руководителю, содержащий обоснование замены компьютера на более современный. Примерный вариант письма о замене компьютера Вы можете скачать здесь.

Шаг 5. Если в вопросе приобретения программы вы не остановились на год и более на Шаге 3, тогда действуем следующим образом. Почти наверняка кто-то из руководителей захочет убедиться, что поставщик программы – надежный партнер, а сама программа имеет законное происхождение. Все у вас под рукой, вы можете скачать и распечатать все интересующие их материалы: Профайл компании, Свидетельство о регистрации программы в ФИПС, Отзыв о программе "Паспортный стол общежитий вуза". Можно продемонстрировать видео о нашей программе, когда она была внедрена в Сибирском Федеральном Университете. Нажмите, чтобы посмотреть. 

Ну и, конечно, мы не стали бы вам предлагать программу, которая бы не была тщательно проверена в подразделениях ФМС России. Вот, например отзыв о программе от одного из региональных управлений, где проходили первые внедрения программы: «Отзыв на ПС от УФМС по КК»

Все срастается

Шаг 6. Руководство ВУЗа, учитывая ваши доводы, приняло решение выделить бюджет на приобретение программы Обязательно юрист вашего вуза должен составить лицензионный договор на поставку программы для паспортного стола. Чтобы облегчить ему работу, лицензионный договор на поставку программы вы можете скачать, распечатать и принести юристу. Этот договор также у вас под рукой – скачайте и распечатайте или перешлите.

Надеемся, что наши советы вам помогут выйти на новый уровень делопроизводства.

Мы всегда готовы подключиться к этому процессу, ответить на все вопросы и, если потребуется, проконсультировать по установке программы ваших специалистов. Наши контакты здесь.

Желаем вам интересно проводить свободное время, чаще быть с семьей на отдыхе и всегда иметь время поболтать за жизнь с коллегами на работе.